Wie leicht ist die Integrierung von Portfolio Management Systemen (PMS)? Nun, der Erfahrung gemäss unterschätzen gerade Vermögensverwalter den tatsächlichen Aufwand für eine solche Implementierung. Schlussendlich bedeutet ein PMS immer eine Umstellung, egal ob bereits ein solches vorhanden war oder nicht.
In diesem Artikel gehen wir näher darauf ein, welche falschen Anforderungen an ein PMS gestellt werden und worauf Sie sich einstellen müssen, wenn Sie ein PMS in Ihr Unternehmen integrieren wollen. Im Speziellen werden wir auf das Gartner Hype Cycle Modell zurückgreifen, welches den Prozess sehr gut beschreibt und welches Sie auch nutzen können, um sich auf eine PMS Implementierung einstellen zu können.
Entscheidung für ein PMS System
Zunächst einmal müssen Sie sich aber erst für ein PMS System entscheiden. Wie wichtig aber ist diese Entscheidung im weiteren Verlauf? Nun, zunächst einmal müssen Sie bedenken, dass Sie nicht nur ein einfaches System kaufen, dass in Ihr Unternehmen und in Ihren beruflichen Alltag integriert wird.
Sie entscheiden sich darüber hinaus auch für ein Unternehmen, welches das PMS in Ihrem Betrieb einbaut und das technische Know-How für die Implementierung mitbringt, zumindest in den meisten Fällen. Deshalb sollten Sie sich genau mit dem Unternehmen und mit den verbundenen Dienstleistungen auseinandersetzen.
Ein wichtiger Punkt bei der Entscheidung eines PMS Anbieters ist der Kundendienst. Der Softwareanbieter, für den Sie sich schlussendlich entscheiden, sollte einen kompetenten und zuverlässigen Kundendienst anbieten. Damit ist gewährleistet, dass Sie bei auftauchenden Problemen Unterstützung erhalten.
Die 5 Phasen der Erwartungshaltung
Viele Vermögensverwalter denken, dass eine solche Software einfach nur installiert, die Kundendaten eingespielt werden müssen und schon funktioniert alles glatt. Tatsächlich aber steckt viel mehr dahinter. Welche Hürden Ihnen bevorstehen und wie Sie diese vermeiden können, erfahren Sie jetzt. Dazu nehmen wir den Hype Cycle von Gartner, der im Prinzip die verschiedenen Reaktionen der allgemeinen Öffentlichkeit auf neue Technologien beschreibt. Der Zyklus lässt sich jedoch auch analog für Erwartungshaltungen an eine Portfolio Management Software beschreiben.
1. Stufe: Start Suche nach einer Software
Sie stehen vor der Entscheidung einer erstmaligen Investition in ein PMS oder Sie streben einen Wechsel der aktuellen Software-Lösung an.
In der ersten Phase werden Sie erst einmal recherchieren und die verschiedenen Anbieter miteinander vergleichen. Sie werden einen Anbieter wählen, dessen PMS genau zu Ihnen und Ihren anfänglichen Erwartungen passt.
2. Schritt: Überzogene Erwartungen an die Software
Tatsächlich aber haben die meisten Vermögensverwalter eine zu hohe und individuelle Erwartungshaltung an ein PMS, die nicht jede in dieser Ausprägung erfüllen kann.
Ein PMS ist nicht einfach nur der Kauf, das Installieren einer Software sowie das Verbinden mit der Bankenschnittstelle, sondern es steckt sehr viel mehr dahinter.
Diese überzogenen Erwartungen bieten ein hohes Enttäuschungspotenzial!
3. Schritt: Enttäuschung über die Software
Im nächsten Schritt werden Sie ein „Tal der Enttäuschungen“ durchleben. Denn nachdem die zu hoch angesetzten Erwartungen nicht erfüllt wurden, finden Sie sich mit einem PMS ab, das nicht zu 100% in Ihr Unternehmen passt. Woran das liegen könnte, ist unterschiedlich. Arbeiten Sie mit dem Softwarelieferanten daran, Ihre Prozesse und das PMS aufeinander abzustimmen.
4. Schritt: Erste Nutzung der Software
Wenn Sie mit Ihrem PMS nicht zufrieden sind und merken, dass etwas nicht stimmt, wird es Zeit, etwas zu ändern. Natürlich ist es selbstverständlich, dass dieser Prozess etwas langsamer voranschreitet. Schließlich müssen alte Strukturen aufgebrochen werden. Die Mitarbeitenden müssen für neue Prozesse angelernt werden und schlussendlich auch diese wieder in ihren beruflichen Alltag verankern.
Hier finden Sie eine Liste von Tipps, die Ihnen bei einer erfolgreichen Implementierung helfen können:
5. Schritt: Die Software wurde in den beruflichen Alltag integriert
Schlussendlich erreichen Sie ein Plateau der Produktivität, bei dem Sie auf einem höheren Niveau arbeiten als am Anfang dieses Zyklus. In diesem Schritt ist das PMS schon in den beruflichen Alltag integriert und wird optimal genutzt, damit der Mehrwert für das Unternehmen geschaffen ist und gleichzeitig Sie und Ihre Mitarbeitende einfachere Abläufe haben.
PMS Integrierung: Die Soll-Ist Analyse
Das Modell von Gartner beschreibt zunächst einmal den Weg, wie Sie ein PMS erfolgreich einbinden können in Ihr Unternehmen. Aber auch danach müssen Sie Wege haben, wie Sie den Erfolg messen können. Hier kann eine Soll-Ist Analyse helfen, die optimale Leistung der PMS sicherzustellen.
Dazu sollten Sie rechtzeitig Kriterien festlegen, die den Erfolg der PMS messen können. Sei das nun die Zufriedenheit der Mitarbeitende, die bessere Auswertung der Daten oder das bessere Handling der verschiedenen Portfolios. Sie sollten also bestimmte Werte festlegen, die erreicht werden sollen.
Jetzt können Sie auch im Nachhinein immer wieder messen, wie gut die Integrierung der PMS funktioniert. Und wenn etwas nicht stimmt, können Sie rechtzeitig handeln und die Probleme beheben, egal ob das jetzt ein technischer Fehler ist oder eine mangelnde Motivation der Mitarbeitenden.
Fazit
Sie sehen also: Eine PMS bedeutet nicht nur, dass Sie einmalig einen Aufwand tätigen und schon läuft alles von selbst. Sie brauchen eine Strategie, wie Sie die PMS in Ihr Unternehmen einbringen können. Sie brauchen Methoden und Möglichkeiten, wie Sie diese Umstellung Ihren Mitarbeitenden näher bringen können. Schlussendlich wollen Sie einen neuen Arbeitszustand erreichen, bei dem Sie produktiver sind als Sie es vorher waren.
Es liegt also auch an Ihnen. Wollen Sie die PMS auf eine effiziente Weise integrieren, sodass Sie auch lange nach der Anschaffung noch einen Mehrwert davon ziehen? Oder wollen Sie einfach nur schnell und kostengünstig ein PMS in ein unvorbereitetes Unternehmen bringen?
Haben Sie Fragen?
Sollten Sie Fragen zu Portfolio Management Software oder generell zu Software (z.B. CRM oder Archivierungssoftware) – kein Problem! Ich freue mich sehr, wenn ich einen Beitrag dazu leisten kann, Ihnen bei der Bewältigung der aktuellen Herausforderungen in Ihrem Unternehmen helfen zu dürfen.
Kontaktieren Sie David Kraus unseren Digital Officer. Er wird Sie gerne beraten. Erfahren Sie mehr über die Vorteile der IGUV-IT-Beratung.