Est-il facile d'intégrer des systèmes de gestion de portefeuille (PMS) ? Eh bien, d'après l'expérience, les gestionnaires d'actifs en particulier sous-estiment l'effort réel requis pour une telle mise en œuvre. En fin de compte, un PMS signifie toujours un changement, qu'il y en ait déjà un ou non.
Dans cet article, nous allons détailler les fausses exigences d'un PMS et ce à quoi vous devez être préparé si vous souhaitez intégrer un PMS dans votre entreprise. En particulier, nous examinerons Modèle Hype Cycle de Gartner qui décrit très bien le processus et que vous pouvez également utiliser pour préparer la mise en œuvre d'un PMS.
Décision pour un système PMS
Mais avant tout, vous devez choisir un système PMS. Mais quelle est l'importance de cette décision dans la suite du parcours ? Tout d'abord, vous devez tenir compte du fait que vous n'achetez pas un simple système qui sera intégré à votre entreprise et à votre travail quotidien.
Vous choisissez également une entreprise qui installe le PMS dans votre entreprise et fournit le savoir-faire technique pour la mise en œuvre, du moins dans la plupart des cas. Vous devez donc examiner de près l'entreprise et ses services.
Un point important lors du choix d'un fournisseur de PMS est le service à la clientèle. Le fournisseur de logiciels que vous choisissez finalement doit offrir un service clientèle compétent et fiable. Vous êtes ainsi assuré de bénéficier d'un soutien en cas de problème.
Les 5 phases de l'attente
De nombreux gestionnaires d'actifs pensent qu'il suffit d'installer un tel logiciel, d'importer les données des clients et que tout fonctionne sans problème. Mais en fait, il y a bien plus que cela. Vous pouvez maintenant découvrir les obstacles auxquels vous serez confronté et comment vous pouvez les éviter. Pour ce faire, nous nous basons sur le Hype Cycle de Gartner, qui décrit essentiellement les différentes réactions du grand public aux nouvelles technologies. Toutefois, le cycle peut également être décrit de manière analogue pour les attentes en matière de logiciels de gestion de portefeuille.
Étape 1 : Commencez à chercher un logiciel
Vous êtes confronté à la décision d'investir dans un PMS pour la première fois ou vous cherchez à changer votre solution logicielle actuelle.
Dans la première phase, vous allez d'abord rechercher et comparer les différents prestataires. Vous choisirez un fournisseur dont le PMS correspond exactement à vos attentes initiales.
Étape 2 : attentes excessives à l'égard du logiciel
En fait, la plupart des gestionnaires d'actifs ont des attentes trop élevées et individuelles vis-à-vis d'un PMS, que tous ne peuvent pas satisfaire à ce point.
Un PMS ne se résume pas à l'achat, à l'installation d'un logiciel et à la connexion à l'interface bancaire, c'est bien plus que cela.
Ces attentes exagérées présentent un fort potentiel de déception !
Étape 3 : Déception à l'égard du logiciel
Dans l'étape suivante, vous connaîtrez une "vallée de la déception". Car après que les attentes trop élevées n'aient pas été satisfaites, vous vous retrouvez avec un PMS qui ne s'adapte pas à 100% à votre entreprise. Les raisons en sont diverses. Travaillez avec le fournisseur du logiciel pour aligner vos processus et le PMS.
Étape 4 : Première utilisation du logiciel
Si vous n'êtes pas satisfait de votre syndrome prémenstruel et que vous remarquez que quelque chose ne va pas, il est temps de changer. Bien entendu, il va de soi que ce processus sera un peu plus lent. Après tout, les vieilles structures doivent être démantelées. Les employés doivent être formés aux nouveaux processus et, enfin, ils doivent les ancrer à nouveau dans leur routine de travail quotidienne.
Voici une liste de conseils qui peuvent vous aider à réussir votre mise en œuvre :
Étape 5 : Le logiciel a été intégré dans la vie professionnelle quotidienne
Enfin, vous atteignez un plateau de productivité où vous travaillez à un niveau plus élevé qu'au début de ce cycle. À ce stade, le PMS est déjà intégré dans le travail quotidien et est utilisé de manière optimale afin de créer une valeur ajoutée pour l'entreprise et, en même temps, de simplifier les processus pour vous et vos employés.
Intégration du PMS : l'analyse cible-performance
Le modèle de Gartner décrit d'abord la manière dont vous pouvez intégrer avec succès un PMS dans votre organisation. Mais même après cela, vous devez avoir des moyens de mesurer le succès. Dans ce cas, une analyse cible-performance peut aider à garantir la performance optimale du PMS.
Pour ce faire, vous devez définir à temps les critères permettant de mesurer le succès du PMS. Qu'il s'agisse de la satisfaction des employés, d'une meilleure évaluation des données ou d'une meilleure gestion des différents portefeuilles. Vous devez donc définir certaines valeurs à atteindre.
Désormais, vous pouvez toujours mesurer a posteriori l'efficacité de l'intégration du PMS. Et si quelque chose ne va pas, vous pouvez agir à temps et résoudre les problèmes, qu'il s'agisse d'une erreur technique ou d'un manque de motivation de la part des employés.
Conclusion
Vous voyez donc qu'un PMS ne signifie pas seulement que vous faites un effort unique et que tout fonctionne tout seul. Vous avez besoin d'une stratégie pour introduire le PMS dans votre entreprise. Vous avez besoin de méthodes et de moyens pour rapprocher ce changement de vos employés. En fin de compte, vous voulez atteindre un nouvel état de travail où vous êtes plus productif qu'auparavant.
C'est donc aussi à vous de décider. Voulez-vous intégrer le PMS de manière efficace afin de continuer à en tirer de la valeur longtemps après l'acquisition ? Ou voulez-vous simplement installer un PMS dans une entreprise non préparée, rapidement et à moindre coût ?
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